Fidomé Verzuimprotocol

Onderstaand vindt u het voorbeeld Verzuimprotocol van Fidomé, waarbij uw organisatie is aangesloten. Deze verzuimprocedure legt de rechten en plichten van werkgevers, werknemers en andere betrokkenen bij het ziekteverzuimbeleid vast. De Arbo-wet verplicht de werkgever tot het voeren van een ziekteverzuimbeleid. In de eerste twee ziektejaren is de werkgever verantwoordelijk voor de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers waarbij hij zich moet laten bijstaan door een arbodienst/verzuimbegeleidingsdienst (Fidomé).  De werkgever moet alle mogelijke maatregelen treffen om te zorgen dat de zieke werknemer het eigen werk of ander passend werk kan hervatten. De werknemer is verplicht actief mee te werken aan het herstel en terugkeer naar het werk.

In het bedrijf dient deze verzuimprocedure samen met de GMR op maat gemaakt te worden. De verzuimprocedure maakt onderdeel uit van het totale arbobeleid (inclusief arbodienstverlening) binnen een bedrijf.

In dit protocol kunnen onderdelen worden geschrapt maar ook onderwerpen toegevoegd worden. De verzuimprocedure van het bedrijf dient de instemming te hebben van de GMR of OR.

 

1. Inleiding

Werkgever en werknemer zijn volgens de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting in geval van arbeidsongeschiktheid door ziekte. De werkgever heeft hier in samenwerking met Arbodienst/verzuimbegeleidingsdienst Fidomé een protocol voor opgezet. Dat ligt voor u. In dit protocol staan de regels waar zowel de werkgever als de werknemer zich aan dienen te houden.

Kort gezegd gaat de wet ervan uit dat de werknemer en de werkgever in gezamenlijk overleg hun uiterste best moeten doen om ervoor te zorgen dat een verzuimende werknemer snel terugkeert in het werk. Dat kan het eigen werk zijn, maar ook (tijdelijk) ander werk is mogelijk. Regelmatig contact met elkaar gedurende de verzuimperiode is daarbij erg belangrijk. Van u als werknemer wordt verwacht dat u actief meewerkt aan het eigen herstel en dat u meedenkt over de mogelijkheden om (aangepaste) werkzaamheden te verrichten.

 

2. Ziekte of verzuim?

De ervaring van Fidomé is dat de discussie soms gaat over de vraag of iemand ziek is of niet. De logische gedachte lijkt dan dat een medicus naar een oordeel wordt gevraagd. Die is immers in staat te beoordelen of iemand ziek is of niet, daarmee komt de bedrijfsarts automatisch in beeld. De discussie zou echter moeten gaan over het verzuim. Kan de verzuimende medewerker ondanks ziekte werken? Kan dat in eigen werk of kan dat in aangepast werk? Kan dat in minder uren? Is thuiswerken een optie? Is er een vervoersprobleem dat opgelost moet worden? Voor een dergelijk oordeel is geen arts nodig. Werkgever en werknemer kunnen hier samen aan een oplossing werken. Van u als werknemer wordt een actieve houding verwacht. U weet immers wat uw mogelijkheden nog zijn en u kent het bedrijf. Uw werkgever zal actief meedenken over oplossingen. De verzuimmanager van Fidomé zal hier zonodig in adviseren.

 

3. Ziek melden

Bij verzuim meldt u zich bij de eigen leidinggevende. Dit moet voor 07.30 uur. De ziekmelding doet u zelf bij uw eigen leidinggevende, dit laat u niet door derden doen. Evenmin doet u dit schriftelijk, per mail of SMS. Uitzondering hierop is als u door uw medische conditie niet in staat bent zelf contact op te nemen met uw werkgever.

Bij de verzuimmelding verschaft u de volgende informatie:

- Verpleegadres, als dat anders is dan het huisadres;

- Vermoedelijke duur van het verzuim;

- Of het verzuim verband houdt met zwangerschap of orgaandonatie (Dit is van belang omdat het UWV hier speciale regelingen voor heeft);

- Of het verzuim verband houdt met het werk c.q. een (bedrijfs)ongeval;

- Of aangepast werk of aangepaste werktijden een tijdelijke oplossing bieden;

- Eventuele acties die u kunt nemen om terugkeer te bevorderen

  (bijvoorbeeld vervoersvoorzieningen of aanpassing van de uren);

- Eventuele werkafspraken die overgedragen of afgezegd moeten worden;

- Eventuele taken die overgenomen kunnen worden;

- Afspraken voor vervolgcontact tussen u en de leidinggevende;

De werkgever zal vragen naar de aard en ernst van de ziekte. U bent niet verplicht hierover informatie te verschaffen; De werkgever is verplicht elke verzuimmelding zo snel mogelijk, door te geven aan de Fidomé. Dat gebeurt via het verzuimmeldingssysteem Verzuim is Meer.

 

4. Hersteld melden

Als u denkt weer te kunnen werken, dient u dat zo vroeg mogelijk bij uw werkgever aan te kondigen, zodat deze alvast rekening kan houden met het organiseren van het werk. U hoeft niet te wachten op een aanwijzing van uw huisarts, behandelaar of arbodienst. Indien u een afgesproken hersteldatum niet kunt nakomen, omdat u nog niet (volledig) hersteld bent, dient u dit onmiddellijk aan uw werkgever te melden.

 

5. Bereikbaarheid

U dient bereikbaar te zijn voor contact met de werkgever en/of Fidomé. Uiteraard staat het u vrij om een bezoek aan een arts, fysiotherapeut of andere hulpverlener af te leggen. Maak met uw werkgever afspraken in welke gevallen u dit moet melden bij uw werkgever.

 

6. Informatieverstrekking

Wij verzoeken u, indien er wijzigingen of veranderingen zijn inzake het verloop van de ziekte en de gevolgen voor uw verzuim, om ons zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte te brengen. Daarnaast informeert u de werkgever over wijzigingen in de verwachte verzuimduur. Medische informatie wordt zonodig aan de verzuimmanager van Fidomé verstrekt. Als u geen mededelingen wilt doen aan de verzuimmanager over uw medische situatie moet u dit melden en zal de verzuimmanager de bedrijfsarts inschakelen. In voorkomende gevallen zal de bedrijfsarts informatie opvragen bij behandelaars. Dit kan alleen na schriftelijke toestemming van u. Vermoedt u een verband tussen de ziekte en het werk of de werkomstandigheden, dan meldt u dit zo snel mogelijk aan de werkgever en/of Fidomé.

 

7. Contact werknemer en werkgever

Uw werkgever zal kort na uw verzuimmelding contact met u opnemen. Als dit niet gebeurt, dient u zelf het initiatief te nemen. Tijdens dit gesprek zal ook besproken worden hoe vaak en op welke wijze u contact met elkaar zult houden gedurende de verzuimperiode. Vooral als het verzuim langer duurt, is het belangrijk goed contact met elkaar te houden. Eén keer per week is in principe het minimum. Uw werkgever zal er ook voor zorgen dat u op de hoogte blijft van het reilen en zeilen op het werk. Zeker als de problemen van psychische aard zijn, is de verleiding groot het contact met het werk te vermijden. Dat is niet verstandig. Hoe langer u contact met het werk vermijdt, des te hoger de drempel wordt om terug te keren. Contact houden is het parool. Dat kan telefonisch, maar ook een bezoekje aan het werk is aan te bevelen. Gewoon een kop koffie drinken of een broodje mee-eten tijdens de lunchpauze is voldoende om te beginnen. Afhankelijk van de aard van de problematiek kan Fidomé adviseren toch aan het werk te gaan. Soms met aangepaste uren of aangepaste werkzaamheden.

 

8. Medisch onderzoek

U staat medisch onderzoek toe om de arbeidsongeschiktheid te beoordelen. Als u een oproep van de bedrijfsarts krijgt, bent u verplicht hier gevolg aan te geven, tenzij u uiterlijk twee werkdagen van tevoren gemotiveerd laat weten verhinderd te zijn. Fidomé declareert de kosten van een niet tijdige afzegging of het niet verschijnen op een spreekuur bij de werkgever. Deze kan op zijn beurt de kosten verhalen op de werknemer. Indien de bedrijfsarts u wil bezoeken, dient u hem/haar hiertoe in de gelegenheid te stellen.

Het komt in de praktijk voor dat de huisarts, specialist of behandelaar een ander advies geeft dan de bedrijfsarts. Het advies van de bedrijfsarts over werkhervatting is hierin altijd bindend. Als u het hier niet mee eens bent, kunt u een deskundigenoordeel vragen. Zie hiervoor het onderdeel “deskundigenoordeel UWV” of www.uwv.nl.

 

9. Probleemanayse

De bedrijfsarts stelt binnen 6 weken een Probleemanalyse op. In de Probleemanalyse geeft de bedrijfsarts een helder beeld van het probleem en van de oorzaak van het verzuim en geeft een advies aan de werkgever en werknemer voor een Plan van aanpak om terugkeer naar werk te realiseren. De Probleemanalyse, eventuele bijstellingen en het Actueel oordeel maken deel uit van het re-integratiedossier dat de werkgever dient bij te houden en van het re-integratieverslag dat de werknemer bij een beroep op de WIA (voorheen WAO) dient te sturen aan het UWV. Deze documenten worden opgeslagen in het computersysteem Verzuim Is Meer waar uw werkgever toegang toe heeft.

 

10. Plan van aanpak

Werkgever en werknemer stellen samen, binnen 8 weken een Plan van aanpak op voor re-integratie. Als er een Probleemanalyse is opgemaakt, vormt dit de basis voor het Plan van aanpak. Het opstellen van een Plan van aanpak is de verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer; wacht dus niet tot uw werkgever u benadert, maar neem zelf ook initiatief. Het Plan van aanpak dient minimaal één keer per zes weken geëvalueerd te worden, middels een Evaluatie plan van aanpak. Dan kan er ook een Bijstelling plan van aanpak worden opgesteld.

 

11. Casemanager (werkgever)

De Wet Verbetering Poortwachter (WVP) eist dat de werkgever een casemanager aanwijst die de verzuimende medewerker begeleidt. Het belangrijk dat dit zo vroeg mogelijk wordt afgesproken. In de meeste gevallen begeleidt de direct leidinggevende de verzuimende medewerker. Dat is niet noodzakelijk, maar wel wenselijk.

 

12. Beschikbaarheid voor begeleiding

U als verzuimende werknemer bent verplicht mee te werken aan begeleiding gericht op werkhervatting. Voorts bent u verplicht de aanwijzingen van de bedrijfsarts en/of de verzuimmanager ten behoeve van herstel na te leven.

De werkgever gaat ervan uit dat u gebruik maakt van de reguliere zorg, zoals huisarts, fysiotherapeut, GGZ enzovoort. Mocht dit nodig zijn dan kan Fidomé verwijzen naar andere behandelaars waardoor re-integratie sneller kan plaatsvinden, bijvoorbeeld in het kader van wachtlijstbemiddeling. Hieraan zijn kosten verbonden, onderling kunnen afspraken gemaakt worden over wie wat betaalt. Uiteraard bepaalt de werkgever of de kosten vergoed worden en daarom zal een voorstel altijd eerst aan de werkgever worden voorgelegd. De verzuimmanager van Fidomé zal hierin adviseren.

 

13. Ziek tijdens vakantie

Het is van belang dat u uw ziekte zo snel mogelijk telefonisch doorgeeft aan uw werkgever onder vermelding van het vakantieadres. Na terugkeer dient u een medische verklaring in het Nederlands, Engels, Frans of Duits, opgesteld door een arts, te overleggen aan uw werkgever of aan Fidomé. In deze medische verklaring moet de duur, de aard en de behandeling van de arbeidsongeschiktheid vermeld staan.

 

14. Ziek op vakantie gaan

Als u gedurende de ziekteverzuimperiode met vakantie wil gaan (al dan niet gepland), dan dient u hiervoor uw werkgever om toestemming te vragen. De werkgever beslist in deze, maar zal zeker advies vragen aan de arbodienst. De afweging van de arbodienst ten aanzien van het advies is het volgende:

Is de vakantie in het belang van het herstel, of zal dit juist het herstel belemmeren, vertragen of zelfs de arbeidsongeschiktheid vergroten?

Daarnaast kan ook een gewichtige reden zijn, dat een al ingezet re-integratietraject of lopende therapie wordt onderbroken en daarmee het herstel of het traject in gevaar wordt gebracht. Doet er zich een situatie voor waarbij werkgever twijfels heeft of een vakantie wel goed voor een werknemer is en de werknemer betwist dit, dan zal betrokken werknemer -in overleg met de werkgever- opgeroepen worden voor een consult bij de bedrijfsarts. Deze zal vanuit medische onderbouwing aangeven of er een bezwaar is tegen de vakantie is of niet.

 

15. Passende arbeid: (tijdelijk) ander werk

Wanneer u (gedeeltelijk) ongeschikt bent voor het werk dat u normaal doet, en u wel geschikt bent om andere werkzaamheden uit te voeren, dient de werkgever u (tijdelijk) ander werk aan te bieden. Indien dit passende arbeid is, bent u verplicht dit te accepteren.

Wanneer u langer verzuimt en er geen passende arbeid binnen het bedrijf beschikbaar is, moet de werkgever volgens de wetgeving op zoek naar passende arbeid buiten het bedrijf. Dit wordt in overleg met u besproken. Fidomé kan worden gevraagd om advies over het voorstel. Redelijke voorstellen bent u verplicht te accepteren. Bent u het niet eens met het voorstel voor passende arbeid (zowel binnen als buiten het eigen bedrijf) van de werkgever, dan kunt u hierover een second opinion aanvragen bij het UWV.

Als Fidomé heeft verklaard dat u in staat bent om het eigen werk of andere passend werk geheel of gedeeltelijk te hervatten, maar u bent het hier niet mee eens, dan dient u het bezwaar direct aan Fidomé en de werkgever te melden. Als de werkgever en Fidomé het bezwaar niet delen, kunt u een second opinion aanvragen bij het UWV. Onder passende arbeid wordt hier verstaan: die werkzaamheden die u redelijkerwijs kunt uitoefenen. Hierbij wordt natuurlijk rekening gehouden met uw gezondheidsbeperkingen en uw belastbaarheid.

 

16. Wat doe ik als een collega ziek is?

Als een collega van u ziek is, staat het u natuurlijk vrij contact met hem of haar op te nemen. Dat is zelfs aan te bevelen, voor uw verzuimende collega is het immers heel plezierig belangstelling te krijgen. Met aandacht in de vorm van een telefoontje, een kaartje of een bezoekje laat u merken dat uw collega niet vergeten wordt.

 

17. Verzuimgesprek

Indien de werknemer meer dan twee keer in een half jaar of vier keer per jaar verzuimt, of als er sprake is van een opvallend verzuimpatroon, dan wordt de werknemer uitgenodigd voor een verzuimgesprek met de direct leidinggevende. Het doel van dit gesprek is het achterhalen van de oorzaken van het verzuim en het samen met de werknemer komen tot een oplossing hiervan. Niet de ziekte is onderwerp van gesprek, maar het verzuim en de consequenties daarvan staan centraal. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt voor het verzuimdossier.

 

18. Verstoorde arbeidsrelatie

Overal waar mensen werken, ontstaat er wel eens een misverstand of ruzie. Als dit al te veel uit de hand loopt, spreken we van een verstoorde arbeidsrelatie of zelfs een arbeidsconflict. Vervelend voor werknemer en even vervelend voor de werkgever. Beide partijen moeten ernaar streven de problemen weer op te lossen. In een normale volwassen arbeidsverhouding zal dat ook wel lukken. Als het probleem echter al te hoog is opgelopen is het soms verstandig even afstand van elkaar te nemen, de zogenaamde time-out (max. 1 of 2 weken) en vervolgens al of niet met (externe) hulp in gesprek te gaan. In de time-out worden stappen gezet naar een oplossing van het conflict.

Het gebeurt vaak dat werknemers die een verstoorde arbeidsrelatie hebben, zich ziek melden. Dat is geen goede oplossing. Feitelijk is er immers geen sprake van een ziekte of gebrek. Wel is er een probleem dat opgelost moet worden. De time-out is geen ziekte, maar geldt als bijzonder verlof.

Fidomé adviseert werkgevers daarom een dergelijke ziekmelding niet te accepteren, maar actief te zoeken naar een oplossing voor het probleem dat ten grondslag ligt aan de verstoorde arbeidsverhouding. Daarbij kan de verzuimmanager van Fidomé een bemiddelende rol spelen door zowel werkgever als werknemer te adviseren. In een enkel geval kan Fidomé een mediator inzetten. Hier zijn kosten aan verbonden.

Een mediator of de verzuimmanager van Fidomé zal geen partij kiezen. Het gaat er immers niet om wie gelijk heeft of wie gelijk krijgt. Het gaat erom dat beide partijen na dit conflict weer (samen) verder kunnen. Daar is het streven op gericht.

 

19. Deskundigenoordeel UWV

Zowel de werkgever als de werknemer kan bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen als er een verschil van mening bestaat over re-integratie-inspanningen of als er behoefte is aan een deskundig oordeel over de uitvoering van het Plan van aanpak. Dit kan overigens ook als de werkgever of werknemer het niet eens is met het oordeel van de bedrijfsarts. In zo’n situatie is het dus niet de bedoeling om af te wachten, zo kan worden voorkomen dat kostbare tijd verloren gaat.

Met andere woorden: het belang van een goed en gedragen re-integratietraject is groot! Hierdoor kan ondermeer worden voorkomen dat de afstand tot het werk/de arbeidsmarkt groter wordt.

UWV geeft in deze een oordeel over:

- de arbeids(on)geschiktheid;

- re-integratie-inspanningen van de werknemer;

- passend werk binnen het bedrijf;

- de re-integratie-inspanningen van de werkgever.

Voor het afgeven van een deskundigenoordeel brengt het UWV kkosten in rekening. Een deskundigenoordeel van het UWV levert geen bindend advies op, maar wordt wel meegenomen bij het beoordelen van de WIA-aanvraag.

 

20. Verplichting naleving protocol

Het is belangrijk dat de werkgever en u de voorschriften uit dit verzuimprotocol opvolgen. Houdt u zich niet aan dit protocol, dan heeft de werkgever het recht om sancties op te leggen. Sancties zijn verder mogelijk wanneer u:

- de genezing/werkhervatting belemmert;

- niet meewerkt aan passende arbeid;

- geen medewerking verleent aan het opstellen, evalueren en bijstellen van het Plan van aanpak en de acties die hieruit voortvloeien.

 

De sancties kunnen bestaan uit:

- schriftelijke waarschuwing en eventueel inhouden van dagloon;

- indien de werknemer zonder geldige reden weigert gehoor te geven aan een oproep van de bedrijfsarts, of indien hij weigert mee te werken aan de uitvoering van het hervatting-plan, is de werkgever gerechtigd de loondoorbetaling op te schorten totdat de werknemer zich weer aan de regels houdt.

- in ernstige gevallen, waaronder het weigeren mee te werken aan herstel of werkhervatting, heeft de werkgever het recht een ontslagvergunning aan te vragen.

- alvorens de werkgever een sanctie oplegt, meldt hij schriftelijk en gemotiveerd zijn voornemen daartoe aan de werknemer. Deze krijgt maximaal 3 werkdagen de gelegenheid om mondeling of schriftelijk te reageren op dit voornemen. Na de reactie van de werknemer c.q. na het verstrijken van de termijn, deelt de werkgever zijn definitieve besluit aan de werknemer mee.

 

21. Bezwaren

Als u het niet eens bent met uitspraken van de arbodienst of acties en voorstellen van de werkgever of van de verzuimmanager, dan bent u verplicht dit te bespreken met Fidomé. U kunt dan ook gebruik maken van de interne klachtenprocedure van Fidomé. De bedrijfsarts kan beslissen dat u weer arbeidsgeschikt bent. Als u het niet eens bent met die beslissing dan moet u dat aan Fidomé melden. U kunt meteen een second opinion (deskundigenoordeel) aanvragen bij het UWV, hieraan zijn kosten verbonden. Zie paragraaf 18.

De werkgever kan op grond van het advies van de bedrijfsarts in afwachting van het deskundigenoordeel de uitbetaling van het loon stoppen. U bent verplicht de uitslag van het deskundigenoordeel aan de werkgever bekend te maken. Zowel u, uw werkgever als Fidomé krijgen een kopie van het deskundigenoordeel. Medische informatie wordt alleen aan werknemer en Fidomé vertrekt. Bent u volgens het UWV arbeidsgeschikt, dan ontvangt u weer loon op het moment dat u het werk hervat. Is de uitslag dat u arbeidsongeschikt bent, dan dient de werkgever het achterstallige loon alsnog direct te betalen.

 

22. Checklist Wet Verbetering Poortwachter

De stappen van het Verzuimprotocol in het kort…

Dag 1: De werknemer meldt zich ziek bij de werkgever.

Week 1: De werkgever geeft de ziektemelding door aan Fidomé.

Week 6-8: Fidomé maakt verzuim een Probleemanalyse en geeft een re-integratie-advies.

Week 8: De werkgever en de zieke werknemer maken samen (op schrift) een plan van aanpak voor de re-integratie op basis van de Probleemanalyse of het re-integratieadvies van de Fidomé.

Minimaal elke 6 weken: De werkgever, de zieke werknemer en Fidomé onderhouden regelmatig contact en registreren de afspraken/voortgang van de uitvoering van het Plan van aanpak.

Week 8 t/m 104: De werkgever en de zieke werknemer voeren samen het plan van aanpak uit en evalueren minimaal elke zes weken de voortgang. Afspraken worden vastgelegd, middels een Evaluatie en eventueel Bijstelling van het Plan van aanpak.

Week 42: Werkgever/administratiekantoor geeft de ziektemelding door aan het UWV.

Week 46-52: De werkgever en werknemer evalueren de re-integratie-inspanningen van het eerste ziektejaar. Het verslag worden vastgelegd in de Eerstejaarsevaluatie.

Let op! Lukt re-integratie niet in uw eigen organisatie, dan dient u passende arbeid en arbeidsmogelijkheden te zoeken bij een andere werkgever (2e spoortraject).

Week 87: Het UWV stuurt WIA-aanvraagformulieren naar de werknemer. Fidomé stuurt de medewerker de medische stukken toe. De werkgever en de zieke werknemer maken samen een re-integratieverslag. Dit verslag bevat minimaal de Probleemanalyse, het Plan van aanpak, Evaluaties en Bijstellingen van het Plan van aanpak, de Eerstejaarsevaluatie en de Eindevaluatie van het Plan van Aanpak.

Week 91: De zieke werknemer kan uiterlijk in week 91 de WIA-aanvraag samen met het re-integratieverslag naar het UWV verzenden.

Week 92-104: Het UWV beoordeelt het re-integratieverslag (en deelt eventueel sancties uit).

Week 92-104: Het UWV keurt de werknemer (WIA-keuring) en bepaalt op basis daarvan of en in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt wordt verklaard.

Week 104: Als het UWV de werknemer arbeidsongeschikt verklaart, krijgt deze recht op een WIA-uitkering en volgt na week 104 het einde van de wettelijke ontslagbescherming.